07.11.2017

Geballte Effizienz im Bereich Belegbeschaffung

Um eine schnelle Bearbeitungszeit zu garantieren, steuert ACTINEO die Informationsbeschaffung bei großen Kliniken und häufig angeschriebenen Arztpraxen über ein VIP-Management-Team. Die Mitarbeiterinnen fordern in einem individualisierten Prozess kompakt und gebündelt alle für die Schadenregulierung relevanten Informationen an.

Die ACTINEO-Sachbearbeiterinnen Svenja Eckel, Heike Kluth und Cornelia Tetzlaff greifen pro Tag jeweils rund 40 Mal zum Hörer, um bei den Kliniken und Praxen im VIP-Management den Bearbeitungsstand abzufragen. Das dreiköpfige Team sorgt dafür, dass selbst bei riesigen Klinikbetrieben wie der Charité in Berlin oder großen radiologischen Praxen der Rücklauf der Unterlagen an ACTINEO reibungslos und schnell verläuft. „Damit die Belegbeschaffung so effizient wie möglich abläuft, besprechen wir vorab die individuellen Wünsche der jeweiligen Institution: Abfragerhythmus, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten wir anrufen sollen“, erklärt Heike Kluth. Feste Termine und Ansprechpartner fördern nicht nur das persönliche Vertrauensverhältnis, sondern sorgen auch für einen optimierten Workflow auf beiden Seiten. Zudem erhält jede Klinik oder Praxis auf Wunsch eine Auflistung aller noch offenen Fälle. „Dies ermöglicht den Kliniken, vorher in der Patientenakte nach dem aktuellen Status der Berichtsanforderung zu sehen“, erläutert Teammitglied Cornelia Tetzlaff.

Hier ist der Arzt Kunde

Neben der Informationsbeschaffung der von den Versicherern angeforderten Belege kümmert sich das Team auch um Gebührenverhandlungen und um das Beschwerdemanagement. Aktuell werden über 400 Praxen und Kliniken als „VIP“ betreut, und täglich werden es mehr. Durch optimierte Arbeitsabläufe und individuelle Absprachen konnte das VIP-Management-Team die Durchlaufzeiten der Beleganfragen nach einem Jahr bereits um fast 20 Prozent verbessern.